La présente circulaire a pour objet de rappeler la réglementation en matière de congés et de préciser les modalités d'application de la réforme du régime des congés à l’étranger, qui entre en vigueur le 1er octobre 2002, pour les personnels de l'État et des établissements publics de l'État à caractère administratif en service à l'étranger relevant du décret n° 67-290 du 28 mars 1967, à l'exception des personnels régis par la loi n° 72-659 du 13 juillet 1972 (TD DIPLOMATIE 73414 et 96497).
Cette circulaire annule et remplace, à compter du 1er octobre 2002, les circulaires n° 31 DGA/DRH du 1er février 1999 et n° 73 DGA/DRH du 17 mars 1999.
L’agent en service à l’étranger a droit à un congé annuel, avec ou sans voyage payé par l’administration.
Dans la seule limite des nécessités absolues du service, les chefs de poste doivent impérativement permettre aux personnels d'utiliser chaque année leurs droits à congé.
a) Les chefs de mission diplomatique sont tenus de solliciter en temps utile l'autorisation préalable du Département avant toute absence hors de leur pays de résidence et doivent s'assurer de la présence au poste de leur premier collaborateur pendant cette période.
Les chefs de poste consulaire doivent, avant de solliciter l’autorisation du Département, recueillir l’accord du chef de mission diplomatique.
b) Les absences des autres agents sont soumises à l’accord préalable du chef de poste ou de son représentant dûment habilité.
a) Chaque poste assure localement la gestion des congés. Cette gestion doit être assurée par un agent d’autorité désigné par le Chef de poste.
b) Le calendrier des congés est fixé par le chef de poste, après consultation des intéressés. L'état des congés doit être périodiquement mis à jour, daté et archivé au poste. Les agents chargés de famille doivent pouvoir bénéficier d’une priorité pour le choix de leurs congés, notamment en période de congé scolaire.
c) Jusqu'au 1er janvier 2003 : toutes les absences comportant des jours ouvrés (congés en France, sur place ou dans un pays tiers, appel par ordre, maladie, maternité, ...) sont déclarées et consignées dans les formulaires réglementaires envoyés au Département.
Pendant une période transitoire en effet, la DRH continuera à suivre, en parallèle avec les postes, les absences des agents.
Important : ne pas envoyer au Département d'avis de départ et de retour pour les absences dans le cadre de l'ARTT.
A partir du 1er janvier 2003 : dans le cadre de la simplification des procédures administratives, les formulaires d'avis de départ et de retour au poste ne seront plus transmis à la DRH, sauf :
d) La durée du congé s’apprécie au vu des avis de départ et de retour au poste (étant entendu que seul le nombre de jours ouvrés, qui devra être indiqué sur l'avis de retour*, sera décompté). Ces avis doivent être adressés par la première valise suivant le mouvement de l’agent aux services compétents de l’administration centrale, en deux exemplaires :
- un exemplaire à :
- un exemplaire à la sous-direction de la Comptabilité (Nantes) :
* Le nouveau formulaire d'avis de départ et de retour au poste est annexé à cette circulaire.
e) Lorsqu'un agent rompt son établissement, le poste doit envoyer un télégramme à PLA/AB, PLA/CD ou PLD (communiqué à DAF/CO/T) indiquant non seulement la date de la rupture, mais également le reliquat de congés de l'agent. Le poste doit envoyer également le formulaire de rupture d’établissement. A partir du 1er octobre 2002, ce formulaire doit être accompagné d’un relevé, dûment signé par le chef de poste, de tous les congés pris pendant le séjour.
Le Département rappelle que la date de rupture est la date de cessation effective des fonctions (dernier jour travaillé). Le retour de l'agent dans son pays d'affectation pendant quelques jours pour y finaliser ses diverses formalités de départ ne peut être considéré comme une reprise effective de fonctions. Les avis de rupture suivant de très près les retours de congé feront l'objet d'un examen approfondi par la Direction des Ressources Humaines.
Important : compte tenu de ce qui précède, les jours d'absence dans le cadre de l'A.R.T.T. ne peuvent être pris après la date de rupture d'établissement.
a) Temps de séjour
Au sens du décret n° 67-290 du 28 mars 1967 modifié, la notion de temps de séjour à l’étranger correspond à la durée minimale de séjour ouvrant droit à un voyage payé.
Les temps de séjour, fixés par arrêté ministériel, sont au nombre de quatre : 10, 15, 20 ou 30 mois. Ils peuvent être modifiés par arrêté.
A titre dérogatoire, les conditions de vie pénibles qui prévalent dans certains pays nécessitent la fixation annuelle, en concertation avec le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, d’un temps de séjour plus court, qui peut être fixé à cinq mois. Ces temps de séjour dérogatoires sont valables un an et sont éventuellement renouvelables.
Le tableau récapitulatif des temps de séjour, par pays, figure sur ce site.
b) Voyages de congé
A l’issue d’un temps de séjour, l’agent peut prétendre à la prise en charge d'un voyage de congé en France pour lui-même et sa famille ; le coût de ce voyage est supporté par l’administration, conformément aux dispositions du Titre IV du décret n° 86-416 du 12 mars 1986.
Le temps de séjour pris en compte pour l'ouverture du droit à voyage s'entend comme la période de présence effective au poste; les congés administratifs en sont donc exclus.
date de prise de fonctions : 15 octobre 2002
temps de séjour réglementaire dans le poste : 10 mois
congés administratifs déjà pris : 36 jours ouvrés soit 51 jours consécutifs
d'absence pour congés
date d'ouverture du droit à voyage : date de prise de fonctions+10 mois+51 jours
= 05/10/2003*
* Le logiciel Sagaie (nouvelle version) dont les postes ont été dotés effectue automatiquement ce calcul.
En revanche, les frais de voyage occasionnés par les congés pris au cours d’un temps de séjour sont à la charge de l’agent.
L’agent regagnant son pays de résidence à l’issue d’un congé administratif avec voyage payé doit obligatoirement effectuer un temps de séjour d’une durée minimale de 5 mois avant sa rupture d’établissement (cf. décret n° 2000-670 du 17/07/2000).
En cas de rupture d'établissement moins de 5 mois après un congé avec voyage payé, l'agent est tenu de rembourser les frais de déplacement liés à son congé.
a) Généralités
- Les droits à congé des agents s'apprécient du jour de la prise de fonctions (imprimé d'arrivée au poste) à la date de cessation des fonctions (imprimé de rupture d'établissement).
- Le total des jours fériés locaux et français accordés dans les postes ne peut être supérieur au nombre de jours fériés accordés à l’administration centrale (fixé chaque année par circulaire du Ministère de la Fonction Publique).
- Les jours de stage de formation ou de perfectionnement et les absences des agents placés en position d’appel par ordre ou en mission de courte durée sont considérés comme temps de service et ne sont pas décomptés des droits à congé.
- Les agents en position de mission de longue durée ont les mêmes droits à congé que ceux de l’administration centrale. Toutefois, ils ne peuvent prendre un congé qu’au terme de leur mission.
b) Droits à congés
Les droits à congé sont, à compter du 1er octobre 2002, exprimés en nombre de jours ouvrés par année civile et décomptés en jours ouvrés.
Les postes sont classés en trois groupes, pour lesquels les droits à congés sont de 31, 33 ou 36 jours ouvrés par année civile, conformément au tableau annexé à la présente circulaire.
Au 1er octobre 2002, le reliquat de congé de l’agent déjà en poste doit être converti en fonction du nouveau mode de calcul des droits. La formule de conversion pour passer de l’ancien régime de congé au nouveau est la suivante :
ATTENTION : Le droit à congé s’apprécie au prorata du temps écoulé (le logiciel Sagaie - nouvelle version - dont les postes ont été dotés effectue automatiquement ce calcul).
Ex. n° 1 : agent affecté avant le 01/10/02 dans un pays à 31 jours ouvrés, prenant un congé le 16/02/2003, et ayant un reliquat au 30/09/2002 de 22 j en jours consécutifs :
reliquat en jours ouvrés au 01/10/2002 : 22 j x 0,7 = 15,4 j (soit 15 j., après
arrondi)
droit à congé au 16 février 2003 = 31 jours x nombre de jours entre le 01/10/02
et le 16/02/03 * /
365
+ reliquat de 15 jours au 01/10/2002
Ex. n° 2 : agent affecté le 1er novembre 2002 dans un pays à 31 jours ouvrés prenant un premier congé le 16 février 2003 :
droit à congé au 16 février 2003 = 31 jours x nombre de jours entre le 01/11/02 et le 16/02/03 / 365
c) Cumuls
A chacun des groupes évoqués plus haut (II - 2 - b) correspond un plafond de cumul de droits en cours de séjour, également exprimé en jours ouvrés et fixé à 40, 50 et 60 jours (cf. tableau ci-joint).
A la date de la rupture d’établissement, lors d'un changement d'affectation à un autre poste ou emploi, la durée du congé administratif de mutation ne peut excéder 25 jours ouvrés (dans la limite de l'échéance du contrat pour les agents sous contrat).
Bénéficient de la totalité de leurs droits acquis les agents admis à faire valoir leurs droits à la retraite ainsi que les agents placés en disponibilité, en congé parental ou en congé de fin d'activité. Les agents sous contrat quittant le Ministère des affaires étrangères conservent également l'intégralité de leurs droits, dans la limite de l'échéance de leur contrat.
d) Reliquats
L'agent doit avoir épuisé ses congés avant de prendre ses nouvelles fonctions à l'étranger ou à l'administration centrale.
Toutefois, en cas d'impérieuses nécessités de service appréciées par la Direction des Ressources Humaines, un report des congés de mutation non épuisés peut être autorisé. Cette dérogation ne peut cependant pas concerner les agents quittant l'administration centrale pour un poste à l'étranger.
e) Application informatique
Une nouvelle version de l’application informatique pour la gestion des congés (Sagaie) a été diffusée dans les postes. Elle permet, d'une part, de calculer les droits à congés, d'autre part, de déterminer les dates d’ouverture du droit à la prise en charge de voyages au titre des congés. Elle est accompagnée d’une notice explicative détaillée.
Le congé administratif est dit intercalaire quand il est pris en cours de séjour. Il est qualifié de congé de mutation lorsqu’il est pris à l’occasion d’un changement d’affectation.
L’agent, quelle que soit sa catégorie, perçoit l’intégralité des émoluments qu’il percevrait en situation de présence au poste.
a) Personnels de catégorie C
Ils perçoivent, dans cette situation, l’intégralité de leurs émoluments, dans la limite de leurs droits à congés :
- traitement de grade,
- indemnité de résidence et supplément familial afférent (ancien poste),
- majorations familiales (ancien poste).
b) Agents de catégories A et B
1] de poste à poste :
- traitement de grade,
- réduction de 50 % de l’indemnité de résidence et du supplément familial
afférent. Cette réduction s'applique à compter de la date de rupture
d’établissement jusqu’à la date de prise de fonctions dans le nouveau poste ou
jusqu’à épuisement des droits à congé (dans la limite du plafond de 25 jours
ouvrés et, pour les agents contractuels, dans la limite de l'échéance du
contrat),
- majorations familiales intégrales (ancien poste).
2] d’un poste vers la France :
- traitement de grade,
- réduction de 50 % de l’indemnité de résidence et du supplément familial
afférent, à compter de la date de rupture d’établissement jusqu’à épuisement des
droits à congé (dans la limite du plafond de 25 jours ouvrés et, pour les agents
contractuels, dans la limite de l'échéance du contrat),
- majorations familiales intégrales (ancien poste).
3] cas particuliers :
Les agents admis à faire valoir leurs droits à la retraite ainsi que les agents placés en disponibilité, en congé parental ou en congé de fin d'activité perçoivent, à compter de la date de leur rupture d'établissement, l’intégralité de leurs émoluments, dans la limite de leurs droits à congés./.
Le Directeur des Ressources Humaines
Jean-Michel MARLAUD